Lider du af præmatur emailucation?

Ja, ja, det er en pjattet overskrift og sommeren har nok sat sig lidt i os.

Den mere seriøse afdeling rummer nogle tankevækkende betragtninger på, hvor hårdt det daglige mailræs egentlig er ved os både i og udenfor kontortiden, særligt hvis du er udstyret med en høj ansvarsfølelse.

Vi har tidligere skrevet om, at det er vigtigt at få svaret på sine mails (se her) blandt andet for at holde mængden af henvendelser nede. Vi har også understreget, at det er mest effektivt at gøre det 2-3 gange dagligt (se her). Vi har netop læst en undersøgelse*, der igen understreger disse pointer og føjer nogle interessante og overraskende betragtninger til de effektive vaner.

Svar ikke for hurtigt

Undersøgelsen viser, at i de virksomheder, hvor der er kultur for at forvente et hurtigt svar, er medarbejderne mindre produktive, mere stressede, kortsigtede i deres perspektiv og mere reaktive end proaktive.

“People think that if they respond quickly to their colleague, that’s going to support a strong social relationship, but in terms of actual well-being and productivity, there was no evidence that that kind of culture is effective” ,

Dr. Emma Russell, senior lecturer in occupational psychology at Kingston University i England

Svar ikke uden for normal arbejdstid

En af de ting, Emma Russell yderligere fandt i undersøgelsen var at håndtering af mails udenfor normal arbejdstid er uhensigtsmæssig. Der var en klar tendens til at personer, der modtog en mail udenfor arbejdstid, følte sig mere pressede til at svare og de, der svarede, var ikke mere effektive, men genererede blot en højere mængde mail uden egentlig at få løst opgaven.

Særligt hårdt ved personer med høj ansvarsfølelse

Virksomhedskulturer, hvor medarbejderne direkte eller indirekte bliver tilskyndet til at svare hurtigt, er særligt svære at håndtere for personer med høj ansvarlighed. Undersøgelsen viste, at noget så banalt som mailnotifikation (du ved, dem du skal slå fra – se her), forårsagede højere stress for denne gruppe og gjorde dem uproduktive på andre opgaver, selv når de faktisk ikke svarede på mailen.

Ingen regel uden undtagelse

Emma Russell fandt dog en indikation på, at særligt ekstroverte kunne have glæde af blive afbrudt – dog kun i forbindelse med udførsel af rutinearbejde. Det gav dem en fornemmelse af social kontakt og udskød oplevelsen af, hvornår opgaven blev kedelig, hvilket førte til en mere effektiv opgaveløsning. Husk nøgleordene: Ekstroverte OG rutinearbejde.

TIP #1

Hvis du skriver eller svarer udenfor normal arbejdstid, så brug ”Udskyd levering” under fanen indstillinger i Outlook og sæt eksempelvis tidspunktet til kl. 08.00 næste dag. På den måde sætter du ikke en kædereaktion i gang.

Få en firmapolitik for mails

Vi har tidligere skrevet om forventningen om andres forventning (se her). Det er en mekanisme, der er ganske kraftfuld og affødt af din egen tro. Det gælder også for din forventning om responstid og måske har du en chef eller kollegaer, der skriver årle og silde. Meget få vil være upåvirket heraf, så hvorfor ikke få etableret en politik for mails for at komme ovenstående uhensigtsmæssigheder til livs?

TIP #2

En mailpolitik kan blandt andet håndtere: Acceptabel responstid, mails uden for normal arbejdstid, videresendelser, brug af CC, maksimum antal mailsvar inden man bør tale sammen i stedet, brug af fælles postkasser og andre relevante ting.

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Del på email
Email

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Inspiration og kreditering

Inspiration til denne artikel er hentet mange steder fra: Først og fremmest fra hverdagen i de virksomheder vi kommer i, men også fra forfattere og forskere. Her særligt Emma Russell og Andrew Blackmann

Scroll til toppen

Hvad er din største udfordring lige nu?

Fortæl os det, måske kan vi hjælpe...
klik på en af figurerne til højre

Hvis du vil tilbage til siden, klikker du i det mørke felt ovenfor.