Det bedste tidspunkt til mailafsendelse

Hånden på hjertet: Har du nogensinde tænkt om din mail bliver læst og om der er et hack til at fange folks opmærksomhed i mylderet af mails? Vi har… og mere end én gang.

Kristina Lerman, der er projektleder ved the University of Southern California’s Information Sciences Institute, har i hvert fald også, hvilket har ført til en grundig undersøgelse af, hvordan hjernen reagerer, når den bliver stillet overfor (for) megen information. I 2015 lavede Kristina Lerman og hendes kollega Farshad Kooti en monsteranalyse af 16 milliarder (jo, den er god nok 16.000.000.000) mails – private og arbejdsmails – sammen med Yahoo Labs for at se efter mønstre i mailhåndteringen.

Et af hendes hovedfund er, at når man bliver stillet overfor en skærm, der er fyldt med information, så har vi tendens til at fokusere på det, der står øverst. Så man bør tilstræbe at få ens mails til at korrespondere med tidspunktet, hvor modtageren læser sin mail.

Interessant nok viste det sig, at jo tidligere på ugen, der blev svaret, jo hurtigere og jo længere svarede folk. Det samme gælder for tidspunktet for dagen. Mellem 08 og 12 var bedst. Så hvis du skal sende en vigtig mail, giver det mest mening at gøre det først på ugen og ikke fredag efter kl. 12. Noget overraskende i forhold til den generelle opfattelse af, at mandag er en dag man skal holde sig fra.

Nu har vi flere gange i tidligere blogindlæg nævnt, at hyppig maillæsning/-kigning er et omsiggribende og stressende problem, der koster koncentration og overblik. Vi vil derfor gerne igen slå et slag for at bulkhåndtere mails maksimalt 3 gange dagligt. Den hyppige mailkigning komplicerer selvfølgelig rådet om at ramme tidspunktet, hvor modtageren læser sin mail, men det er værd at bemærke, at det at kigge mails og svare på mails er to meget forskellige ting. Du ønsker selvfølgelig at ramme tidspunkt for besvarelse.

Nogle resultater fra analysen

♦ Når man bliver stillet overfor en skærm, der er fyldt med information, så har vi tendens til at fokusere på det, der står øverst

♦ Jo tidligere på ugen, der blev svaret, jo hurtigere og jo længere svarede folk

En anden spændende analyse på mailadfærd

Vi vil gerne dele nogle forskningsresultater med dig for at kaste lidt lys over mailadfærd. De er hentet fra en konference i 2016, hvor Gloria Mark et al. fremlagde resultaterne fra interessante undersøgelse af medarbejderes mailvaner på tre parametre: Forbrugt tid på mail, bulkhåndtering og selvafbrydelser.

Gloria Marks hovedfund var →

1.      Jo længere tid, der var brugt på mailhåndtering, jo lavere var opfattelsen af produktivitet og jo højere var den målte stress

2.      Medarbejdere der primært brugte selvafbrydelser oplevede højere produktivitet end medarbejdere, der brugte mailnotifikationer

3.      Medarbejderne der bulkhåndterede deres mails oplevede dog ikke mindre stress

Nogle tal fra samme analyse

Tallene er ganske tankevækkende og understreger, at blandt andet vores medfødte nysgerrighed desværre ikke hjælper os meget, når det kommer til mails og effektiv adfærd, måske kan du genkende nogle af dine egne vaner og oplevelser i dem? 

Hvis du varigt vil ændre dine og kollegaernes vaner, så kontakt os.

11 gange i timen blev der gennemsnitligt tjekket mail

84 % af medarbejderne havde deres mail kørende i baggrunden dagen lang

87 mails modtaget dagligt i gennemsnit

70 % af alle mails blev åbnet indenfor 6 sekunder efter modtagelse

64 sekunder gik der i gennemsnit inden medarbejderen vendte tilbage til en opgave efter afbrydelsen

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Del på email
Email

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Inspiration og kreditering

Inspiration til denne blogpost er hentet mange steder fra. Først og fremmest fra hverdagen i de virksomheder vi kommer i, men også fra forfattere og forskere. Her særligt: Kristina Lerman og Gloria Mark

Scroll til toppen

Hvad er din største udfordring lige nu?

Fortæl os det, måske kan vi hjælpe...
klik på en af figurerne til højre

Hvis du vil tilbage til siden, klikker du i det mørke felt ovenfor.