Hånden på hjertet: Har du nogensinde tænkt om din mail bliver læst og om der er et hack til at fange folks opmærksomhed i mylderet af mails? Vi har… og mere end én gang.

Kristina Lerman, der er projektleder ved the University of Southern California’s Information Sciences Institute, har i hvert fald også, hvilket har ført til en grundig undersøgelse af, hvordan hjernen reagerer, når den bliver stillet overfor (for) megen information. I 2015 lavede Kristina Lerman og hendes kollega Farshad Kooti en monsteranalyse af 16 milliarder (jo, den er god nok 16.000.000.000) mails – private og arbejdsmails – sammen med Yahoo Labs for at se efter mønstre i mailhåndteringen.

Et af hendes hovedfund er, at når man bliver stillet overfor en skærm, der er fyldt med information, så har vi tendens til at fokusere på det, der står øverst. Så man bør tilstræbe at få ens mails til at korrespondere med tidspunktet, hvor modtageren læser sin mail.

Interessant nok viste det sig, at jo tidligere på ugen, der blev svaret, jo hurtigere og jo længere svarede folk. Det samme gælder for tidspunktet for dagen. Mellem 08 og 12 var bedst. Så hvis du skal sende en vigtig mail, giver det mest mening at gøre det først på ugen og ikke fredag efter kl. 12. Noget overraskende i forhold til den generelle opfattelse af, at mandag er en dag man skal holde sig fra.

Nu har vi flere gange i tidligere blogindlæg nævnt, at hyppig maillæsning/-kigning er et omsiggribende og stressende problem, der koster koncentration og overblik. Vi vil derfor gerne igen slå et slag for at bulkhåndtere mails maksimalt 3 gange dagligt. Den hyppige mailkigning komplicerer selvfølgelig rådet om at ramme tidspunktet, hvor modtageren læser sin mail, men det er værd at bemærke, at det at kigge mails og svare på mails er to meget forskellige ting. Du ønsker selvfølgelig at ramme tidspunkt for besvarelse.