Vinduer vaskes fra toppen

Det gamle ordsprog: “Som Herren så hans Svende” gælder også når det kommer til antallet af mails i cirkulation. Der er en illustrativ, omend 5 år gammel, undersøgelse*, der tydeliggør konsekvenserne af en bevidst reduktion i mails fra ledelsen. Lad os tage et kort kig på den:

Der er tale om en virksomhed på i alt 80 personer med en 7 mand stor ledelse. Ledelsen ønskede at øge effektiviteten i virksomheden. En analyse viste, at mængden af mails var en af årsagerne til lav effektivitet. Ledelsens antagelse var, at mængden var et problem skabt af andre og blev derfor ganske overraskede over, at de hver især i gennemsnit sendte 56 mails om dagen. 

Hvor mange mails sender du egentlig dagligt?

I stedet for at satse på at blive bedre til at håndtere en høj mailmængde fokuserede de på at reducere antallet af egne mails, da de havde en mistanke om, at deres mails skabte endnu flere mails nedadtil i organisationen. Der blev sat et konkret mål om at reducere antallet af egne mails med 20 % indenfor 4 måneder.

Ledelsen modtog træning i, hvordan de skulle gribe sagen an. Nogle af de knapper de drejede på, var at:

♦ Nedbringe antallet af modtagere på mailene, herunder brugen af CC
♦ Forholde sig til om mailen var det bedste medie i forhold til det de ønskede at opnå
♦ Undgå at videresende mails unødigt

Resultatet efter 3 måneder var et fald på 54 % i ledelsens egne indbakker. Endnu mere imponerende var dog, at antallet af mails i de øvrige 73 medarbejderes indbakker faldt med 64 %! Det endda uden træning af dem. Alt i alt regnede virksomheden sig frem til, at det havde givet en samlet besparelse på 10.400 timer om året.

Det er resultater, der taler for sig, så vi siger ikke mere…

*Undersøgelsen vi refererer til, er fra Harvard Business Review, september 2013 og har titlen:

To Reduce E-mail, Start at the Top

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Del på email
Email

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Inspiration og kreditering

Inspiration til denne artikel er hentet mange steder fra: Først og fremmest fra hverdagen i de virksomheder vi kommer i, men også fra forfatterne og forskerne: Chris Brown, Andrew Killick og Karen Renaud.

Scroll til toppen

Hvad er din største udfordring lige nu?

Fortæl os det, måske kan vi hjælpe...
klik på en af figurerne til højre

Hvis du vil tilbage til siden, klikker du i det mørke felt ovenfor.