Undgå radiotavshed

Hvad end årsagen er til at du måske ikke lige får det gjort, så få svaret på dine mails (dog stadig i puljer nogle få gange om dagen).

Når du ikke svarer på en mail, sætter du antallet af mails og forstyrrelser i vejret. Afsenderen rykker eller finder alternative veje til dig: Ringer, sms’er, kommer forbi, bruger messenger om meget andet. Hyppigt benyttes flere af kanalerne og du har skabt en kaskade af henvendelser, alene fordi du ikke responderede eller var sen til det. Den type envendelser falder i gruppen af selvpåførte forstyrrelser (se her).

Når vi kigger på årsagerne til, at der ikke bliver svaret eller svaret meget sent, er de egentlig ganske få:

♦ Du er virkelig hængt op og har reelt ikke tid
♦ Du kan ikke umiddelbart overskue, hvad du skal gøre
♦ Du kan ikke lide at sige nej og det skal du i denne mail
♦ Du skulle bare lige se, hvad det var

Du er virkelig hængt op

Brug autosvar, forklar situationen og fortæl, hvornår man kan forvente et svar fra dig. Det sender et klart signal om: ”Jeg har travlt, jeg ignorerer dig ikke”. Se hvordan du sætter autosvar op her (Outlook).

Du kan ikke umiddelbart overskue, hvad du skal gøre

Hvis ikke du kan svare umiddelbart, så send alligevel en mail. Den skal være kort, positiv og indeholde en forventet svarfrist. Du vil opleve, at der sker to positive ting:

♦ Modparten er beroliget (vi vil senere skrive om magien i forventningsafstemning) og du undgår utidig opfølgning

♦ Du føler dig ikke forpligtet til at skrive længere end nødvendigt eller starte med en undskyldning. Det er faktisk en mekanisme, der træder i kraft for mange, der lader en mail ligge

Du kan ikke lide at sige nej og det skal du i denne mail

Denne gruppe er oftere i spil end de fleste er bevidste om. Nej’et får dig til at dukke dig og lade mailen ligge for længe. Se rubrikken til højre om den positive nej teknik

Du skulle bare lige se, hvad det var

Det er desværre en rigtig hyppig årsag og den er bragende ineffektiv. Vi fraråder det ganske enkelt. Se her.

En lille bonusinfo fordi vi rigtig tit hører: ”Jeg kigger bare lige, for så ved jeg, hvad der venter mig senere”. Desværre viser flere forskningsresultater, at arbejdshukommelsen ikke fungerer sådan og du bruger derfor værdifuld plads på en måske relativt betydningsløs mail på bekostning af noget vigtigere. Vores eneste råd er at hjælpe dig selv til at modstå fristelsen (se her).

“Det positive nej”

Skriv noget anerkendende eller sig i det mindste tak for mailen først i dit svar

Skriv kort, hvad du har sagt ja til (ikke en lang søforklaring), mere noget i stil med: ”Jeg fokuserer på at forbedre xx, da det har stor betydning for os”

Forklar kort, hvorfor ovenstående ja har betydning for dit nej til pågældende: ”Vi har sat alle mand til pumperne og kan derfor ikke sætte mere i gang p.t. Vær ærlig; hvis det ikke er p.t., men aldrig, så vær specifik om dette

Slut varmt. Ønsk pågældende held og lykke med projektet, opgaven eller hvad nu henvendelsen handlede om

Et lille fif

Du kan sænke svarprocestiden betragteligt ved at bruge skabeloner til dine mest almindelige svar. Selv et simpelt mailskelet vil hjælpe. Se her, hvordan du opretter en skabelon og hvordan du sender ved hjælp af en skabelon (Outlook).        

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Del på email
Email

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Inspiration og kreditering

Inspiration til denne artikel er hentet mange steder fra: Først og fremmest fra hverdagen i de virksomheder vi kommer i, men også fra forfatterne og forskerne: Caroline Webb, Daniel Kahnemann og Imran Rashid.

Scroll til toppen

Hvad er din største udfordring lige nu?

Fortæl os det, måske kan vi hjælpe...
klik på en af figurerne til højre

Hvis du vil tilbage til siden, klikker du i det mørke felt ovenfor.