Det er ret individuelt, hvad man oplever som forstyrrelser – i hvert fald når vi taler om den bevidste konstatering. Ubevidst er det langt mindre individuelt og forstyrrelsen manifesterer sig på den korte bane blandt andet som nedsat koncentration i et kvarters tid – også selv om forstyrrelsen er ganske kort.
Dette indlæg er det første i en serie, der fokuserer på den individuelle effektivitet. Følger du anvisningerne i serien vil du frigøre minimum en halv time om dagen, svarende til cirka 3 uger om året.
Der er en lang række studier af forstyrrelser – ingen af dem vi har kigget på, viser fordele der blot tilnærmelsesvist overgår ulemperne. Det giver derfor mening at forholde sig til forstyrrelser, især fordi de i arbejdsmæssig sammenhæng påvirker kvaliteten af din opgaveløsning og dit stressniveau. Nedenfor er vores bud på en systematik, der kan nedbringe forstyrrelserne og forslag til håndteringsmekanismer til dem, du ikke kan undgå.
“Two seconds is long enough to make people lose the thread”,
Erik Altmann, psychology professor at Michigan State University
Hånden på hjertet; nogle forstyrrelser er behagelige. Andre føler vi, at vi har kontrol over. Heri ligger, for os der elsker firfeltstabeller, en oplagt mulighed for at kategorisere vores forstyrrelser. Se tabellen til højre:
Matrixen er et simpelt analyseværktøj, der kan hjælpe dig til at kategorisere forstyrrelserne og vælge håndteringsmekanisme.
Et godt sted at starte er at identificere forstyrrelserne i arbejdsdagen. Der er formentlig flere end du umiddelbart tænker. Ikke mindst er der nogle som du måske ikke direkte opfatter som forstyrrelser – den absolutte førsteplads er for de fleste mails! Der er også nogle du selv har kontrol over – eksempelvis notifikationer af enhver art, herunder mailnotifikation (og jo, du kan godt klare dig uden – det skriver vi om en anden dag).
Skriv alle de forstyrrelser ned, du kan komme i tanke om. Lige fra kollegaen, der “bare lige skal have 2 sekunder” over dit altid åbne chatvindue (Lync, Messenger osv.) til visuelle- og/eller auditive forstyrrelser i omgivelserne.
Kategoriser dine forstyrrelser i de fire grupper i tabellen:
♦ Irriterende uden følelse af kontrol
♦ Irriterende med følelse af kontrol
♦ Behagelige uden følelse af kontrol
♦ Behagelige med følelse af kontrol.
Vær ærlig overfor dig selv: Er forstyrrelsen reelt behagelig? Eksempelvis når kollegaen kommer forbi med en kop kaffe til dig?
Hvis du har følelsen af kontrol (hvad enten det er en irriterende eller behagelig afbrydelse), så tænk fremadrettet: Hvad kan du gøre for at forstyrrelsen slet ikke opstår? Hvis intet, kan du så gøre noget for, at den opstår på kendte tidspunkter og planlægge efter den? Er der vaner, du kan ændre, så dine selvgenererede forstyrrelser undgås?
Spørg dig selv om det er reelt, at du ikke har kontrol over (eller som minimum påvirkningsmulighed på) forstyrrelsen? Følelsen af kontrol er afgørende for din opfattelse af personligt overskud og råderum, så tænk alternativt i forhold til at kunne ændre forholdene. Kan I eksempelvis aftale “koncentrationstid” fra 9-11 i teamet eller lignende?
Vær opmærksom på, at forstyrrelser genererer du også selv for dig selv! For eksempel besøg på de sociale medier, drypvis håndtering af mail, SMS’er, hop til andre opgaver midt i løsning af opgaven og meget andet. En undersøgelse viser, at vi selv står for
44 % af forstyrrelserne!
Irriterende, uden følelse af kontrol (1).
Faktisk er der ikke meget at gøre ved disse. Dit bedste alternativ er at acceptere, at forstyrrelsen er sket. Læg den bag dig: Reflekter over konsekvenserne af forstyrrelsen, korriger herfor i din plan for dagen (har du sådan en?), snuden i sporet igen og arbejd, arbejd ♫
Behagelige, uden følelse af kontrol (2).
Det er ganske enkelt: Nyd det. Tænk: Det var et afbræk, som jeg har nydt, nu tilbage til arbejdet med fornyet energi
Irriterende, med følelse af kontrol (3).
Det handler om planlægning. Her kommer din liste med initiativer dig til gode (se under proces, nederst). Planlægning rummer, at du har tænkt på forhånd, så anvend konsekvent dine beslutninger og hold fast. Indvi meget gerne andre i dine beslutninger. Det forpligter – både dem og dig
Behagelige, med følelse af kontrol (4).
Igen handler det om planlægning – også af den årsag, at det er markant lettere at modstå fristelsen, når du står overfor den. Typisk er den fælde vi falder i, at vi ser forstyrrelsen som mere sjov eller stimulerende end det vi aktuelt arbejder på og derfor flytter fokus til forstyrrelsen. Det svære er at blive på sporet og her hjælper planlægning. Du eksekverer mere og på vigtigere opgaver
Inspiration til denne artikel er hentet mange steder fra: Først og fremmest fra hverdagen i de virksomheder vi kommer i, men også fra forfatterne og forskerne: Lorrie Marrero, Erik Altmann, Gloria Mark, Tom DeMarcos og Tim Listers bog “Peopleware” og Chris Bailey, hvis model vi har tilpasset til denne artikel.