Prioritér prioritering

Set i lyset af, at selv når du ikke prioriterer, så prioriterer du, så kan du jo lige så godt blive bevidst om det og bedre til det. Vi vil bringe en gammel, velafprøvet traver i spil og forhåbentlig tilføre en smule nyt ved samme lejlighed.

Grundlæggende er det jo banalt: Enhver opgave du løser er på bekostning af en anden. Eneste undtagelser er, at du decideret intet uløst eller igangværende har liggende og altid får lukket opgaven inden den næste indfinder sig. Vi kender ikke mange i den situation.

For lige at sætte scenen så er ikke-prioritering ofte mere en konsekvens af en skøn blanding af: Mangel på overblik, forstyrrelser, forventning om andres forventninger, overspringshandlinger, starttræghed, angst for at lave fejl, uklare mål og en lang række andre faktorer end en bevidst beslutning om ikke at prioritere. Du vil i øvrigt kunne læse om de fire sidstnævnte faktorer indenfor en overskuelig fremtid, hvis du bliver her på kanalen.

Naturligvis er alle opgaver ikke beskrevet udtømmende i dokumenterne nævnt til højre og du håndterer givetvis meget andet. Vores antagelse er dog upåagtet, at de vigtigste opgaver er nævnt og hvis ikke, vil det give mening at revidere dokumenterne og bringe dem i overensstemmelse med forventningerne til dig.

Løser du altid det vigtigste først? Og et lidt uartigt spørgsmål: Er du bevidst om, hvad der er vigtigst?

Vores fundamentale antagelse er, at prioritering handler om at løse de vigtigste opgaver først. Vi definerer de vigtigste opgaver som dem, du kan se i din målaftale og jobbeskrivelse. Det er de opgaver din arbejdsgiver (eller kunde, hvis du er selvstændig), forventer du løser og opgaverne danner grundlag for vurderingen af din performance, din udviklingssamtale, din aflønning og din eventuelle bonus.

Forventningen om andres forventninger

Vores erfaring er, at for de der prioriterer, er forventningen om andres forventninger den hyppigste årsag til at prioriteringen eroderer i forhold til at favorisere de vigtigste opgaver.

Det, selv om du sidder koncentreret om en vigtig opgave. Måske har du ret, måske ikke. Det interessante er, at pågældende sjældent har udtrykt en tidsfaktor. Den anlægger du helt af egen drift, oftest ubevidst. Måske sidder du med følelsen af uro i kroppen og ser afbrydelsen som en ubehagelig forstyrrelse, som du ingen kontrol har over, men du lægger dit igangværende arbejde til side og svarer på henvendelsen. Du bliver drevet af, at du mener det haster. Kan du genkende dette?

Nu har vi fat i to perspektiver: Vigtig og haster. Hvis du har læst nogle af vores øvrige artikler, aner du allerede konturerne af en firfeltstabel. Vi vil naturligvis ikke skuffe dig:

Forventningen om andres forventninger beskriver vi her som den mekanisme, at du antager, at den der sender dig en opgave, en mail, ringer til dig, kommer forbi din plads, IM’er eller på anden måde tager fat i dig, forventer at få en løsning eller et svar straks eller i hvert fald meget hurtigt.

Eisenhowers prioriteringsmodel

Den afdøde, amerikanske general og præsident Eisenhower er hyppigt citeret for at være fader til udsagnet til højre →

Dels citerede Eisenhower Dr. J. Roscoe Miller, President of Northwestern University i en tale i 1954 (og er dermed ikke ophavsmand), dels er vi og mange andre uenige i, at haster og vigtig ikke kan indtræde på samme tid. Ellers var der jo heller ikke basis for en firfeltstabel…

“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Vi står altså med opgaver, der:

♦ Er vigtige og haster
♦ Er vigtige, men ikke haster
♦ Ikke er vigtige, men haster
♦ Hverken er vigtige eller haster

Det er ganske sjældent, at vi støder på uenighed i, at felt 1 bør løses først. Og lige så sjældent; at felt 4 bør løses sidst.

Det efterlader felt 2 og 3. Tager vi afsæt i det, som langt de fleste gør (qua forventningen om andres forventninger), så bliver felt 3 prioriteret før felt 2. Det er hverken hensigtsmæssigt eller effektivt udfra, at det der er vigtigt, danner grundlag for din ansættelse og performancevurdering. Hvis du ønsker at prioritere, må du anlægge en angrebsvinkel, der understøtter, at du løser dine opgaver i prioriteret orden.

Angrebsvinkel

Vi har som mennesker en tilbøjelighed til at vurdere, at vi udfører en mangeartet opgaveløsning, som vi ikke kan kategorisere. Vi har en “indbygget” præference for at se kompleksitet.

Den vil vi gerne udfordre med følgende historie: I midten af 90’erne arbejdede vi i anden sammenhæng med at analysere arbejdsgange ganske mange steder og i forskellige brancher. En af de vigtige læringer var, at det var ganske sjældent, at man reelt havde mere end 15 forskellige opgavetyper. Vi taler ikke om, at hæve sig op i helikopterperspektiv, bare om at rejse sig og skue ud. Derfor er vores køreplan →

Analysér dine opgaver (hvilke henvendelser modtager du typisk, hvilket svar ønsker afsenderen, hvad er din foretrukne svarform på disse, hvor kommer henvendelserne fra, hvem modtager dine svar og så videre?) Husk også at kigge i din ansættelseskontrakt med mere

Kategorisér dine opgaver. Placer opgavetypen i en af de fire kvadranter

Prioritér. Når du næste gang modtager en opgave, så genkend den som en af de fire kategorier og prioritér herefter. Løs dine opgaver i rækkefølge fra 1-4. Det er naturligvis lettere sagt end gjort, men al vaneændring kræver træning før det kører lige så ubevidst som dine nuværende (u)vaner.

Et par gode råd

Brug en notation i din opgaveliste, der afspejler kategoriseringen. Det gør det meget lettere at holde fokus på de vigtige opgaver

Overvej, hvordan du kan minimere antallet af henvendelser i kategorierne 3 og 4.

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Del på email
Email

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Inspiration og kreditering

Inspiration til denne artikel er hentet mange steder fra: Først og fremmest fra hverdagen i de virksomheder vi kommer i, men også fra forfatterne og forskerne: Daniel Kahnemann og Caroline Webb.

Scroll til toppen

Hvad er din største udfordring lige nu?

Fortæl os det, måske kan vi hjælpe...
klik på en af figurerne til højre

Hvis du vil tilbage til siden, klikker du i det mørke felt ovenfor.