Overblik er et entalsord

Langt de fleste af os har et system i hverdagen, hvor vi gemmer uløste opgaver, igangværende projekter, ulæste og uløste mails og alt muligt andet… eller sådan beskriver vi det i hvert fald: “Et system”. Reelt har vi flere systemer. De giver en fornemmelse af, at vi har overblik. Det er desværre en illusion. Ikke nødvendigvis at du har overblik inden for det enkelte system, men at du har et tværgående, og dermed reelt, overblik.

Se eksempler på diverse systemer →

Indenfor hver af disse systemer enten har du, eller kan du danne dig et overblik (med hukommelsen som en svigefuld undtagelse). Kigger du på dine post-its, kan du sige: “Jeg løser den gule før den grønne, men efter røde, som dog skal laves før den blå”. Det samme gør sig sikkert gældende for dine øvrige systemer. Du har altså et overblik, men det er et overblik pr. system. Og her ligger hunden begravet: Overblik. Det er et entalsord. Overblik er noget du har ét og kun ét af.

Der er ingen af os, der kan overskue og danne ét samlet overblik på tværs af vores systemer og det er nødvendigt, når du skal prioritere. Forestil dig: Mailen i indbakken af 7. juni fra Lars er vigtigere end mailen fra 3. juni fra Erik, men ikke så vigtig som den gule post-it om lønindstillinger, der har deadline før rapporten til direktionen, der dog må vige for…, ja fortsæt selv remsen. Det er en umulighed. 

Svaret er derfor lige til:

Du må foretage en ændring til ét system, hvor du gemmer alt, du ikke kan eller skal løse her og nu.

Diverse systemer

 

  1. Din indbakke. Du gemmer dine uløste mails. Hvis ikke du kan ekspedere dem lige nu markerer du måske mailen som ulæst, sætter flag på den eller lignende?
  2. Din kalender. Du registrerer dine møder, længerevarende opgaver, der kræver koncentrationstid, tandlægebesøg og meget andet 
  3. Dine mødenoter. Du har noteret, hvad du skal løse og hvad du skal melde tilbage på. Vi ser alt lige fra udråbstegn og dobbelte understregninger til stjerner, som indikerer, at du skal huske noget. Huske! Formentlig burde dette system have stået først. Det er det foretrukne system for ganske mange, nemlig:
  4. Din hukommelse. For de fleste er det anseelige mængder, der lagres i hukommelsen. Nu er vi altså oppe på fire indbyrdes uafhængige systemer, men lad os i strakt galop nævne yderligere:
  5. Bunker på skrivebordet, undermapper i indbakken, post-its, to-do lister, sms’er, IM’er…

Det bedste system

Der er mange muligheder for at vælge et overbliksgivende system. Ofte rummer virksomhedens eksisterende mailsystem dog allerede en funktionalitet, der kan holde styr på opgaver og give et samlet overblik. Stort set lige så ofte er det desværre sådan, at muligheden ikke kendes, endsige udnyttes, og hvis den gør, er det gerne som endnu et system, der skal holdes rede på.

Kort sagt er det bedste system, det, du har lyst til at bruge – hver gang! Den lyst er som regel drevet af, at det skal være let at registrere opgaverne og hurtigt at sortere i opgavemassen. Det behov opstår typisk når der kommer en ny, vigtig og hastende opgave ind fra højre, der skal løses nu: Hvad skal du lade ligge, er der noget du må melde fra på, skal du have ændret deadlines med mere. Heri ligger to vigtige betragtninger:

 

  • Overblik tjener reelt det formål, at du ved, hvad du prioriterer på bekostning af andet
  • Får du løst alt fra dag til dag, så er overblik oftest overflødigt (vi oplever desværre meget få, der permanent befinder sig i den misundelsesværdige situation)

Succesen ligger som nævnt i konsekvent at anvende ét system, men også i at bruge en konsistent notation, der understøtter overblik ved første øjekast. Det afføder en mental ro gennem følelsen af kontrol og forudsigelighed. Din hjerne vil elske dig for det!

Det bliver for omfangsrigt her at beskrive, hvordan du varigt etablerer ét overblik og opretter opgaver med ét klik. Hvordan du altid kan se dine opgaver, dine møder og din koncentrationstid sat overfor hinanden, så du nærmest intuitivt kan vurdere om det er realistisk i forhold til din arbejdsdag. Men tro os, det er lettere og hurtigere end du måske antager. 

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Del på email
Email

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Inspiration og kreditering

Inspiration til denne artikel er hentet mange steder fra: Først og fremmest fra hverdagen i de virksomheder vi kommer i, men også fra forfatterne og forskerne: E. J. Masicampo og Roy F. Baumeister, Daniel J. Levitins bog: “The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload” og Imrad Rashids bog: “Sluk. Kunsten at overleve i en digital verden”.

Scroll til toppen

Hvad er din største udfordring lige nu?

Fortæl os det, måske kan vi hjælpe...
klik på en af figurerne til højre

Hvis du vil tilbage til siden, klikker du i det mørke felt ovenfor.