Angreb er det bedste forsvar

Det er ganske sjældent, at vi ikke hører, at man får for mange mails. Stort set lige så sjældent oplever vi, at man er bevidst om egen rolle i at modtage mange mails. Den har dog en større betydning end man umiddelbart vil antage. Vi vil derfor give nogle eksempler, der vender blikket indad.

Husk også, at manglende svar afføder flere henvendelser til dig. Se eventuelt her.

Måske kan du angribe mængden af mails gennem ændring af egne (u)vaner?

Vi har udvalgt 5 faktorer, der alle reducerer antallet af mails i din indbakke. Det bedste er, at du kan dem ændre nu:

#1 Reducer uklarhed i teksten

Vær præcis i indholdet i forhold til, hvad du ønsker fra pågældende eller gerne vil have pågældende til at gøre og hvornår. Brug også klare emnelinjer. “Jeg ønsker dine kommentarer til direktionsoplægget inden tirsdag” er klart bedre end “Tjek denne”.

#2 Undgå mails, der udvikler sig til en længere korrespondance

Mange gange kan du forudsige, at en mail vil udvikle sig til en længere korrespondance, hvad enten det er en du selv sender eller end du har modtaget. Kom det i forkøbet. Spørg dig selv om mailen er det bedste medie til det du ønsker at opnå. Overvej om et møde eller et opkald løser opgaven bedre. Endeløse mails er sjældent den bedste løsning. Det gælder i øvrigt også for videresendelse af mails

#3 Skru ned for spontaniteten

Den tilgængelighed der ligger i, at vi har vores mail ved fingerspidserne, afføder ganske mange og usammenhængende henvendelser. Forestil dig, at du befandt dig i midthalvfjerdserne: Du finder et ark papir frem, sætter dig over til skrivemaskinen, ruller papiret igennem valsen, skriver, tager papiret op, folder det, kommer det i kuvert, sætter frimærke på, rejser dig, går til postkassen og lægger det i. Overvej om du ville gennemføre den proces inden du sender mailen med det spørgsmål, som du måske kan finde svaret på eller i hvert fald kunne have puljet med det du sender lidt senere

#4 Kom med konkrete forslag til tider,
steder og deadlines

Det reducerer antallet af frem-og-tilbage-mails. Du vil også blive positivt overrasket over, at dit forslag ofte vil blive accepteret takket være default bias (den skriver vi om en anden gang, men det virker faktisk hyppigt)

#5 Det er ikke uhøfligt at skrue ned for høfligheden

Jo, den er god nok. Drop mailen, der kun indeholder en smiley, et tak eller lignende kort kvittering. Den fylder i indbakken, skal stadig åbnes og håndteres og modtageren ved reelt godt, at du er glad for responsen. 

Du kan alternativt overveje en høflig frase a la “På forhånd tak” i din autosignatur eller skabelon

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Del på email
Email

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Inspiration og kreditering

Inspiration til denne artikel er hentet mange steder fra: Først og fremmest fra hverdagen i de virksomheder vi kommer i, men også fra forfatterne og forskerne: 

Scroll til toppen

Hvad er din største udfordring lige nu?

Fortæl os det, måske kan vi hjælpe...
klik på en af figurerne til højre

Hvis du vil tilbage til siden, klikker du i det mørke felt ovenfor.